Pihlajalinna Oyj: Yhtiökokouskutsu

Pihlajalinna Oyj          Pörssitiedote          19.3.2025 klo 15.00

Pihlajalinna Oyj: Yhtiökokouskutsu 

Pihlajalinna Oyj:n ("yhtiö") varsinainen yhtiökokous pidetään torstaina 24.4.2025 klo 11.00 alkaen Sokos Hotelli Tornin kongressikeskuksessa, kokoustilassa Raide 3, osoitteessa Ratapihankatu 43, 33100 Tampere. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänilippujen jakaminen aloitetaan kokouspaikalla klo 10.00. Kokousta edeltää kahvitarjoilu.

Osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan myös äänestämällä ennakkoon. Ohjeet ennakkoäänestykseen on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa C. Osakkeenomistajat voivat esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista myös kirjallisesti ennen kokousta. Ohjeet kirjallisten kysymysten esittämiseen on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa C.

Osakkeenomistajien, joilla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja jotka ovat ilmoittautuneet yhtiökokoukseen, on mahdollista seurata yhtiökokousta verkkolähetyksen välityksellä. Ohjeet verkkolähetyksen seuraamiseen on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa C.5. Verkkolähetyksen välityksellä ei ole mahdollista esittää kysymyksiä, tehdä vastaehdotuksia, käyttää muita puheenvuoroja tai äänestää, eikä verkkolähetyksen välityksellä tapahtuvaa kokouksen seuraamista pidetä yhtiökokoukseen osallistumisena tai osakkeenomistajien oikeuksien käyttämisenä.

A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen
2. Kokouksen järjestäytyminen
3. Pöytäkirjantarkastajan ja ääntenlaskun valvojan valitseminen
4. Kokouksen laillisuuden toteaminen
5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
6. Vuoden 2024 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

-          Toimitusjohtajan katsaus

Yhtiön vuosiraportti, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, toimintakertomuksen, tilintarkastuskertomuksen ja kestävyysraportin varmennuskertomuksen, on saatavilla yhtiön internetsivuilla https://investors.pihlajalinna.fi viimeistään 3.4.2025.

7. Tilinpäätöksen vahvistaminen
8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että 31.12.2024 päättyneeltä tilikaudelta vahvistetun taseen perusteella jaettaisiin osinkoa 0,38 euroa osakkeelta. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka on osingonmaksun täsmäytyspäivänä 28.4.2025 merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Hallitus ehdottaa, että osinko maksetaan 6.5.2025.

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
10. Palkitsemisraportin käsitteleminen

Vuoden 2024 palkitsemisraportti on saatavilla yhtiön internetsivuilla https://investors.pihlajalinna.fi viimeistään 3.4.2025. Varsinaisen yhtiökokouksen päätös vuoden 2024 palkitsemisraportista on neuvoa-antava.

11. Palkitsemispolitiikan käsitteleminen

Toimielinten päivitetty palkitsemispolitiikka on saatavilla yhtiön internetsivuilla https://investors.pihlajalinna.fi viimeistään 3.4.2025. Varsinaisen yhtiökokouksen päätös palkitsemispolitiikasta on neuvoa-antava.

12. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa, että yhtiökokouksessa valittaville hallituksen jäsenille maksetaan vuoden 2026 varsinaiseen yhtiökokoukseen päättyvältä toimikaudelta seuraavat vuosipalkkiot:

·         hallituksen puheenjohtajalle 66 000 euroa (60 000 euroa vuonna 2024),

·         hallituksen varapuheenjohtajalle sekä valiokuntien puheenjohtajille 44 000 euroa (40 000 euroa vuonna 2024) ja

·         muille jäsenille 33 000 euroa (30 000 euroa vuonna 2024).

Nimitystoimikunta ehdottaa, että hallituksen puheenjohtajalle maksetaan rahana jokaiselta hallituksen ja sen valiokuntien kokoukselta kokouspalkkiona 1 000 euroa (600 euroa vuonna 2024) ja muille hallituksen jäsenille 660 euroa (600 euroa vuonna 2024). Lisäksi korvataan hallituksen jäsenten kohtuulliset matkakulut yhtiön matkustussäännön mukaisesti.

Vuosipalkkio ehdotetaan maksettavaksi yhtiön osakkeina ja rahana siten, että noin 40 prosentilla palkkion määrästä hankitaan hallituksen jäsenten nimiin ja lukuun yhtiön osakkeita ja loput maksetaan rahana. Palkkio voidaan maksaa kokonaan tai osittain rahana, mikäli hallituksen jäsenellä on yhtiökokouspäivänä 24.4.2025 ollut hallussaan yli 1 000 000 euron arvosta yhtiön osakkeita. Yhtiö vastaa osakkeiden hankinnasta aiheutuvista kuluista ja varainsiirtoverosta.

Osakkeina maksettava palkkio voidaan suorittaa luovuttamalla hallituksen jäsenille yhtiön hallussa olevia omia osakkeita tai osakkeet hankitaan suoraan hallituksen jäsenten lukuun kolmen viikon kuluessa siitä, kun osavuosikatsaus ajalta 1.1.-31.3.2025 on julkistettu. Mikäli tämä ei ole oikeudellisista tai muista säädösperusteisista syistä, kuten esimerkiksi sisäpiirisäännökset huomioiden mahdollista, luovutetaan tai hankitaan osakkeet ensimmäisenä mahdollisena ajankohtana tämän jälkeen tai vaihtoehtoisesti palkkio maksetaan tällöin rahana. Jos hallituksen jäsenen toimikausi päättyy ennen vuoden 2026 varsinaista yhtiökokousta, hallituksella on oikeus päättää vuosipalkkioiden mahdollisesta takaisinperinnästä sopivaksi katsomallaan tavalla.

13. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallituksen jäsenten lukumääräksi vahvistetaan kuusi (6) nykyisen seitsemän (7) sijaan.

14. Hallituksen jäsenten sekä hallituksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valitseminen

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallituksen nykyisistä jäsenistä Kim Ignatius, Heli Iisakka, Tiina Kurki, Jukka Leinonen, Leena Niemistö ja Mikko Wirén valitaan uudelle toimikaudelle.

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valitsee Jukka Leinosen hallituksen puheenjohtajaksi ja Leena Niemistön hallituksen varapuheenjohtajaksi.

Lisätietoja ehdotetuista jäsenistä ja heidän riippumattomuudestaan on saatavana yhtiön internetsivuilta https://investors.pihlajalinna.fi.

Hallituksen jäsenten valintamenettelyn osalta osakkeenomistajien nimitystoimikunta suosittaa, että osakkeenomistajat ottavat yhtiökokouksessa kantaa ehdotukseen yhtenä kokonaisuutena. Tämä suositus perustuu siihen, että Pihlajalinnassa on hyvän pohjoismaisen hallintomallin mukainen hallituksen ulkopuolinen osakkeenomistajien nimitystoimikunta. Nimitystoimikunnan tehtävänä on varmistaa, että hallituksen yksittäisten jäsenehdokkaiden pätevyyden lisäksi myös ehdotettavalla hallituksella kokonaisuutena on yhtiön kannalta paras mahdollinen osaaminen ja kokemus, ja että hallituksen kokoonpano täyttää myös muut hallinnointikoodin pörssiyhtiölle asettamat vaatimukset.

15. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta yhtiökokoukselle, että tilintarkastajalle suoritettaisiin palkkio hallituksen tarkastusvaliokunnan hyväksymän laskun mukaan.

16. Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa hallituksen tarkastusvaliokunnan suosituksesta yhtiökokoukselle, että tilikaudelle 2025 yhtiökokous valitsee yhtiön tilintarkastajaksi tilintarkastusyhteisö Ernst & Young Oy:n. Ernst &Young Oy on ilmoittanut, että päävastuullisena tilintarkastajana toimisi KHT Johanna Winqvist-Ilkka.

Hallituksen tarkastusvaliokunnan suositus perustuu yhtiön tilintarkastuksen kilpailuttamiseen. Kilpailutuksen johdosta yhtiö sai tarjoukset neljältä tilintarkastusyhteisöltä, joista kaksi parhaaksi arvioitua tarkastusvaliokunta haastatteli. Tarkastusvaliokunnan arvion mukaan tarjoajista Ernst & Young Oy täyttää parhaiten tarjouspyynnössä etukäteen määritellyt valintakriteerit. Tarkastusvaliokunnan suositus tilintarkastajan valinnasta on kutsun liitteenä ja saatavilla myös yhtiön internetsivuilla https://investors.pihlajalinna.fi/yhtiokokous2025.

17. Kestävyysraportoinnin varmentajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta, että kestävyysraportoinnin varmentajalle maksetaan palkkio yhtiön hyväksymän kohtuullisen laskun mukaan.

18. Kestävyysraportoinnin varmentajan valitseminen

Hallitus ehdottaa hallituksen tarkastusvaliokunnan suosituksesta yhtiökokoukselle, että tilikaudelle 2025 yhtiökokous valitsee yhtiön kestävyysraportoinnin varmentajaksi kestävyystarkastusyhteisö Ernst & Young Oy:n. Ernst & Young Oy on ilmoittanut, että päävastuullisena kestävyysraportointitarkastajana toimisi KHT, kestävyysraportointitarkastaja (KRT) Johanna Winqvist-Ilkka.

19. Yhtiöjärjestyksen muuttaminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiöjärjestykseen lisätään uusi kohta 9 § koskien kestävyysraportoinnin varmentajan valitsemista ja yhtiöjärjestyksen myöhempien kohtien numerointia muutetaan vastaavasti. Lisäksi hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että nykyisen yhtiöjärjestyksen kohtaa 10 § ("Varsinaisessa yhtiökokouksessa") muutetaan lisäämällä siihen määräykset kestävyysraportoinnin varmentajan palkkiosta (kohta 6) sekä kestävyysraportoinnin varmentajan valitsemisesta (kohta 9). Kyseiset yhtiöjärjestyksen määräykset kuuluisivat muutettuna seuraavasti:

9 § Yhtiöllä on yksi (1) kestävyysraportoinnin varmentaja, jonka tulee olla kestävyystarkastusyhteisö päävastuullisena kestävyysraportoinnin varmentajanaan kestävyysraportointitarkastaja (KRT).

11 § Varsinaisessa yhtiökokouksessa

esitetään:

1. tilinpäätös ja toimintakertomus, sekä

2. tilintarkastuskertomus,

päätetään:

3. tilinpäätöksen vahvistamisesta,

4. taseen osoittaman voiton käyttämisestä,

5. vastuuvapaudesta hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle,

6. hallituksen jäsenten, tilintarkastajan ja kestävyysraportoinnin varmentajan palkkioista, sekä

7. hallituksen jäsenten lukumäärästä,

valitaan:

8. hallituksen jäsenet, sekä

9. tilintarkastaja ja kestävyysraportoinnin varmentaja,

käsitellään:

10. muut kokouskutsussa mahdollisesti mainitut asiat.

Muilta osin yhtiöjärjestyksen ehdotetaan säilyvän muuttumattomana.

20. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutettaisiin päättämään yhdessä tai useammassa erässä yhteensä enintään 2 260 000 yhtiön oman osakkeen hankkimisesta, mikä vastaa noin 10 prosenttia yhtiön nykyisistä osakkeista. Omia osakkeita voidaan valtuutuksen nojalla hankkia vain vapaalla omalla pääomalla.

Omia osakkeita voidaan hankkia hankintapäivänä säännellyllä markkinalla tapahtuvassa kaupankäynnissä muodostuvaan hintaan tai muuten markkinoilla muodostuvaan hintaan. Hankinnassa voidaan käyttää myös muun muassa johdannaisia. Hallitus päättää, miten osakkeita hankitaan. Omia osakkeita voidaan hankkia muuten kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa (suunnattu hankkiminen), mikäli siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy.

Valtuutus kumoaa yhtiökokouksen 10.4.2024 antaman valtuutuksen päättää omien osakkeiden hankkimisesta. Valtuutus on voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka, kuitenkin enintään 30.6.2026 asti.

21. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutettaisiin päättämään osakeannista ja muiden osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettujen osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta yhdessä tai useammassa erässä seuraavasti.

Valtuutuksen nojalla annettavien osakkeiden lukumäärä voi olla yhteensä enintään 2 260 000 osaketta, mikä vastaa noin 10 prosenttia yhtiön nykyisistä osakkeista. Valtuutus koskee sekä uusien osakkeiden antamista että omien osakkeiden luovuttamista.

Hallitus päättää kaikista muista osakeannin ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista ja sillä on oikeus poiketa osakkeenomistajan merkintäetuoikeudesta (suunnattu anti), mikäli siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy. Valtuutusta voidaan käyttää esimerkiksi yrityskauppojen tai muiden liiketoiminnan järjestelyjen ja investointien rahoittamiseen tai yhtiön osakepohjaisten kannustinjärjestelmien toteuttamiseen sekä muihin yhtiön hallituksen päättämiin tarkoituksiin.

Valtuutus kumoaa yhtiökokouksen 10.4.2024 antaman valtuutuksen päättää osakeanneista ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta. Valtuutus on voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka, kuitenkin enintään 30.6.2026 asti.

22. Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat

Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Pihlajalinna Oyj:n internetsivuilla osoitteessa https://investors.pihlajalinna.fi/yhtiokokous2025. Pihlajalinna Oyj:n tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus, palkitsemispolitiikka sekä toimielinten palkitsemisraportti ovat myös saatavilla mainituilla internetsivuilla viimeistään 3.4.2025. Edellä mainituista asiakirjoista lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on osakkeenomistajien nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 8.5.2025.

C. Ohjeita kokoukseen osallistujalle

1. Osakasluetteloon merkityt osakkeenomistajat

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 10.4.2025 rekisteröitynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen alkaa 20.3.2025 kello 12.00. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 15.4.2025 kello 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

a)       Yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa https://investors.pihlajalinna.fi/yhtiokokous2025

Sähköisessä ilmoittautumisessa vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahva tunnistautuminen suomalaisilla, ruotsalaisilla tai tanskalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella;

b)       Postilla tai sähköpostilla

Postitse tai sähköpostitse ilmoittautuvan osakkeenomistajan tulee toimittaa yhtiön verkkosivuilla https://investors.pihlajalinna.fi/yhtiokokous2025 saatavilla oleva ilmoittautumislomake tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Pihlajalinna Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi.

c)       Puhelimitse numeroon 010 2818 909

Puhelimitse ilmoittautuminen on mahdollista ilmoittautumisaikana arkisin kello 9.00-12.00 ja kello 13.00-16.00. Puhelinilmoittautumisen yhteydessä ei voi ennakkoäänestää.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, syntymäaika tai y-tunnus, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite, mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen syntymäaika sekä asiamiehen puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite. Osakkeenomistajien Pihlajalinna Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

Lisätietoja ilmoittautumiseen liittyen on saatavissa puhelimitse yhtiökokouksen ilmoittautumisaikana Innovatics Oy:n puhelinnumerosta 010 2818 909 arkisin kello 9.00-12.00 ja kello 13.00-16.00.

2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 10.4.2025. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon viimeistään 17.4.2025 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen ja äänestysohjeiden antamista sekä ilmoittautumista ja osallistumista yhtiökokoukseen sekä ennakkoon äänestämistä. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä sekä huolehtia tarvittaessa ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta ennen hallintarekisteröityjä osakkeenomistajia koskevan ilmoittautumisajan päättymistä. Lisätietoa asiasta on saatavilla myös yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://investors.pihlajalinna.fi/yhtiokokous2025.

3. Asiamiehen käyttämät valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamies voi myös halutessaan äänestää ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla. Asiamiehen on tunnistauduttava sähköiseen ilmoittautumispalveluun ja ennakkoäänestykseen henkilökohtaisesti vahvalla tunnistautumisella, jonka jälkeen hän pääsee tekemään ilmoittautumisen ja äänestämään ennakkoon edustamansa osakkeenomistajan puolesta. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Edustusoikeuden voi osoittaa hyödyntämällä sähköisessä ilmoittautumispalvelussa käytettävissä olevaa Suomi.fi-valtuudet-palvelua. Asiamies nimetään Suomi.fi-palvelussa osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet (valtuutusasia "Yhtiökokouksessa edustaminen"). Yhtiökokouspalvelussa valtuutetun tulee ilmoittautumisen yhteydessä tunnistautua vahvalla sähköisellä tunnistautumisella, ja sen jälkeen sähköinen valtuus tarkistetaan automaattisesti. Vahva sähköinen tunnistaminen tapahtuu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Lisätietoja sähköisestä valtuuttamisesta on saatavilla osoitteessa https://www.suomi.fi/valtuudet.

Malli valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi on saatavilla yhtiön internetsivuilla https://investors.pihlajalinna.fi/yhtiokokous2025. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan ensisijaisesti liitetiedostona sähköisen ilmoittautumisen yhteydessä tai vaihtoehtoisesti postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Pihlajalinna Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi ennen ilmoittautumisajan päättymistä. Valtakirjojen toimittamisen lisäksi osakkeenomistajan tai tämän asiamiehen tulee huolehtia ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen edellä tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

4. Äänestäminen ennakkoon

Osakkeenomistaja, jolla on henkilökohtainen suomalainen arvo-osuustili, voi ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen varsinaisen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 20.3.2025 klo 12.00-15.4.2025 klo 16.00 välisenä aikana seuraavilla tavoilla:

a)       Pihlajalinnan internetsivulla osoitteessa: https://investors.pihlajalinna.fi/yhtiokokous2025

Sähköiseen ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestykseen vaaditaan vahva tunnistautuminen suomalaisilla, ruotsalaisilla tai tanskalaisilla verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

b)       Sähköpostitse tai postitse

Osakkeenomistaja voi toimittaa Pihlajalinnan yhtiökokouksen internetsivuilla 20.3.2025 alkaen saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi tai postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Pihlajalinna Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki. Ennakkoäänten on oltava perillä ennakkoäänestyksen päättymisajankohtaan mennessä.  Äänten toimittaminen tällä tavoin ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenee edellä kohdassa C.1 mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.

Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan ei ole mahdollista käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta tai oikeutta vaatia äänestystä, ellei hän itse tai asiamiehen välityksellä osallistu yhtiökokoukseen kokouspaikalla. Ennakkoäänestystä koskevat ohjeet ovat myös saatavilla Pihlajalinnan yhtiökokouksen internetsivuilla. Lisätietoja ennakkoäänestämiseen saa ilmoittautumisaikana myös soittamalla numeroon +358 10 2818 909 arkisin kello 9.00-12.00 ja kello 13.00-16.00.

Hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan osalta ennakkoäänestys tapahtuu tilinhoitajan välityksellä. Tilinhoitaja voi äänestää ennakkoon edustamiensa hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien puolesta näiden antamien äänestysohjeiden mukaisesti hallintarekisteröidyille osakkeille asetettuna ilmoittautumisaikana.

Ennakkoäänestyksen kohteena oleva päätösehdotus katsotaan esitetyksi muuttumattomana yhtiökokouksessa. Sähköisen ennakkoäänestyksen ehdot ja muut sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://investors.pihlajalinna.fi/yhtiokokous2025.

5. Kokouksen etäseuranta

Osakkeenomistajien, joilla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja jotka ovat ilmoittautuneet yhtiökokoukseen, on mahdollista seurata yhtiökokousta verkkolähetyksen välityksellä. Verkkolähetyksen välityksellä ei ole mahdollista esittää kysymyksiä, tehdä vastaehdotuksia, käyttää muita puheenvuoroja tai äänestää, eikä verkkolähetyksen välityksellä tapahtuvaa kokouksen seuraamista pidetä yhtiökokoukseen osallistumisena tai osakkeenomistajien oikeuksien käyttämisenä.

Etäyhteys yhtiökokoukseen toteutetaan Inderes Oyj:n virtuaalisen yhtiökokouspalvelun kautta Videosync-alustalla, joka sisältää video- ja ääniyhteyden yhtiökokoukseen. Etäyhteyden käyttäminen ei vaadi maksullisia ohjelmistoja tai latauksia. Osallistuminen vaatii internetyhteyden lisäksi tietokoneen, älypuhelimen tai tabletin, jossa on äänentoistoa varten kaiuttimet tai kuulokkeet. Osallistumiseen suositellaan käytettäväksi jotakin seuraavista selaimista: Chrome, Firefox, Edge, Safari tai Opera. Seurantalinkki ja salasana etäseurantaan lähetetään sähköpostilla ja/tai tekstiviestinä ilmoittautumisen yhteydessä annettuun sähköpostiosoitteeseen ja/tai matkapuhelinnumeroon kaikille yhtiökokoukseen ilmoittautuneille viimeistään yhtiökokousta edeltävänä päivänä. Kokousjärjestelmään on suositeltavaa kirjautua jo hyvissä ajoin ennen kokouksen alkamisajankohtaa. 

Tarkemmat tiedot yhtiökokouspalvelusta, lisäohjeet asiamiehelle tämän edustaessa useampaa osakkeenomistajaa, palveluntarjoajan yhteystiedot ja ohjeet mahdollisten häiriötilanteiden varalle löytyvät osoitteesta https://vagm.fi/support sekä linkki tietokoneen, älypuhelimen tai tabletin ja verkkoyhteyden yhteensopivuuden testaamiseen löytyy osoitteesta https://b2b.inderes.com/fi/knowledge-base/yhteensopivuuden-testaaminen. On suositeltavaa, että tarkempiin osallistumisohjeisiin tutustutaan ennen yhtiökokouksen alkamista. 

6. Muut tiedot

Yhtiökokouksen kokouskielenä on suomi.

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista 11.4.2025 kello 12.00 asti myös sähköpostitse osoitteeseen agm@pihlajalinna.fi tai postitse osoitteeseen Pihlajalinna Oyj / lakiosasto, Kehräsaari B, 2 krs, 33200 Tampere. Yhtiön johto vastaa tällaisiin etukäteen kirjallisesti esitettyihin kysymyksiin yhtiökokouksessa. Osakkeenomistajan on kysymyksen esittämisen yhteydessä esitettävä riittävä selvitys osakeomistuksestaan.

Pihlajalinna Oyj:llä on yhtiökokouskutsun päivänä 19.3.2025 yhteensä 22 620 135 osaketta ja ääntä. Yhtiöllä on hallussaan 41 359 omaa osaketta. Yhtiön tytäryhteisöt eivät omista yhtiön osakkeita.

Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Tampereella, 19.3.2025

PIHLAJALINNA OYJ

Hallitus